DIT BLOG IS AFGESLOTEN

In 2013 heeft de WVI (werkgroep voorbereiding implementatie e-Depot RHC’s en Nationaal Archief) de voorbereiding implementatie e-Depot met vier producten (rond werkprocessen, architectuur, metadata en personeel & organisatie) afgerond. Verdere informatie over het e-Depot is te vinden op de websites van de RHC’s en het Nationaal Archief.

Vastgestelde producten e-Depot beschikbaar

Na een intensief tweejarig traject met experts vanuit alle Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief heeft de WVI vier producten opgeleverd die de basis vormen voor de implementatie van het e-Depot. De Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief onderschrijven deze producten en gaan die in hun eigen organisatie en voor hun eigen werkingsgebied implementeren.  Tegelijkertijd delen de Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief de producten graag met het veld.

Het gaat om:

• Werkprocessen: Handboek werkprocessen voor RHC’s Verwerven, Beheren en Beschikbaar stellen
• Architectuur: Enterprise Architectuur van de RHC’s
• Metagegevens: Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden in het werkingsgebied van de RHC’s
• Personeel & Organisatie: Handboek Rollen, Taken, Verantwoordelijkheden, Competenties e-Depot; Opleidingsplan e-Depot; introductiedag e-Depot

Bij Architectuur en Metagegevens gaat het gesprek naar buiten: de vastgestelde producten van Architectuur en Metagegevens vormen de basis voor het gesprek (met leveranciers en zorgdragers).

Bij Werkprocessen en Personeel & Organisatie gaat het om het gesprek met elkaar (RHC’s en Nationaal Archief): de vastgestelde producten vormen de basis voor de verdere samenwerking en implementatie in de eigen organisatie.

Presentaties Vlaams-Zeeuws Archivarissenoverleg

Middelkerke 8 oktober 2012

Op dit overleg van de medewerkers van de archiefdiensten in Zeeland en Westelijk Vlaanderen worden jaarlijks actuele zaken met betrekking tot het werk met elkaar gedeeld. Naast een presentatie over werkprocessen van Kaj van Vliet en een presentatie over metagegevens van Hanneke van Aalst, vertelde Adri Boogaard van de provincie Zeeland iets over de implementatie van het zaakgericht werken en Bart Smets van de gemeente Turnhout die uit de doeken deed hoe ze in die gemeente werken aan de beschrijving van hun werkprocessen om een productcatalogus te kunnen implementeren.

Presentaties KVAN dagen

Middelburg 12 juni 2012

Tijdens de KVAN dagen zijn door de WVI twee presentaties gegeven. Een presentatie door Klaartje Pompe en Hanneke van Aalst over de WVI, en een presentatie door Roland Bisscheroux en Niklas Odding over Architectuur.

Tweede gezamenlijke sessie alle secties WVI

Naar een gezamenlijk e-depot
Het Utrechts Archief 31 mei 2012

Welkom door Klaartje Pompe, voorzitter WVI

Introductie

6 maanden geleden was de eerste sessie, toen presenteerden de vier werkgroepen de bouwstenen, vandaag worden de eerste resultaten gedeeld.

Communicatie

Het DIY communicatiepakket voor de P&R medewerkers van de archiefdiensten is klaar! Bestaande uit een logo, sjabloon voor presentartes en een eerste factsheet.

Per dienst graag een naam opgeven aan wie dit pakket kan worden toegestuurd.

Sectie Werkprocessen

Kaj van Vliet

Periode sept –jan was de voorbereidingsfase: Waar hebben we het over, wat gaan we doen? Welke processen gaan we in kaart brengen? Alleen digitaal? Of ook analoog? Gekozen is voor zowel digitaal als analoog en alleen de processen die zich binnen de Archiefbewaarplaats afspelen zullen worden beschreven.

Periode jan- nu zit de sectie volop in de realisatiefase

Deel van de beschrijvingen is afgerond, deel is nog in concept en een deel moet nog

Planning: Oplevering voor de zomer

Na beschrijving van de processen moeten die worden afgestemd met de informatiearchitectuur ( proces)  en daarna ook met de sectie personeel en organisatie (rollen en actoren en competenties)

Sectie Architectuur

Roland Bisscheroux en Niklas Odding (Informatiearchitect bij It eye)

Roland

Bij de vorige gez sessie was de beschrijven van het huidige architectuur landschap ( de IST )klaar

Daarna is gesproken met leveranciers, er is een gez sessie met de sectie werkprocessen geweest, en dat alles  heeft geresulteerd in een eerste versie van de SOLL ( de gewenste situatie). Na de zomer volgt  nogmaals een overleg met leveranciers  en wordt de def versie van de SOLL opgeleverd.

Niklas

Presenteert de eerste versie van de SOLL 2015

Het gaat hierbij om een toekomstbeeld op functioneel niveau.

Het model bestaat uit een aantal componenten waarvan de diverse applicaties standaard met elkaar communiceren

Het gaat verder dan alleen een koppeling: Bedoeling is dat het allemaal met elkaar communiceert: een Service Orientated Architecture

Het is aan de RHC’s  afz om hun eigen tijdpad voor de invoer te kiezen

Het vandaag geschetste beeld is nog niet af.

Wat moet er nog gebeuren?

-          Afstemmen op de werkprocessen

-          Nadere uitwerking in een gegevensmodel

-          Nadere uitwerking van de benodigde ICT services

-          Toetsen aan/ implementeren van standaarden ( ism DEN)

-          Toetsing op de wet en regelgeving ( Archiefwet, archiefregeling, ED3 etc)

-          Afstemmen met de Leveranciers

Sectie Metagegevens

Bernard Mantel

Deze sectie werkt aan een Toepassingsprofiel voor de locale overheden en richt zich op de metadata voor het records management:

Deze sectie hoeft gelukkig niet met niets te beginnen. Er zijn al veel bronnen:

            NEN /ISO 23081-1/-2

            Richtlijn metadata van de Nederlandse Overheid

-          Het toepassingsprofiel voor de Rijksoverheid(Geldt voor iedereen, is al in 2010 opgenomen in de Archiefregeling)

Een toepassingsprofiel alleen is waardeloos. Er moet daarnaast altijd ook nog een passend metadata schema zijn,  zodat materiaal probleemloos het e depot in kan stromen.

De werkgroep is uitgegaan van het toepassingsprofiel en de richtlijn van het Rijk

Aan de hand van interviews en vragenlijsten is dit toepassingsprofiel getoetst op bekendheid en bruikbaarheid.

Op basis van die interviews gaat de sectie nu het bestaande toepassingsprofiel Rijk herschrijven voor de overige overheidslagen.

Er is daarnaast ook contact gezocht met de VNG. KING en Unie van Waterschappen

Planning is om voor de zomer het profiel herschreven te hebben.

Personeel en Organisatie

Andrieke Ollefers/ Christian van de Ven

Sectie P&O brengt  ahv de werkprocessen in kaart welke wijzigingen er op treden in rollen, competenties en taken: Daaruit volgt een opleidingsplan

Het opleidingsplan zal bestaan uit meerdere modules, bedoelt voor verschillende doelgroepen (van alg naar specifiek). Daarna volgt een personeelschouw bij alle RHC’s.

De sectie heeft een eerste opzet bedacht voor de introductiecursus.

Christian

Idee is: E depot is niet de “Ver van mijn bed show”, nee: E depot is de “Dicht bij mijn bed show”! Iedereen heeft er mee te maken. Het is niet iets van een klein clubje innovatiemensen!

Gaat om een eerste stap: een eerste omslag, bewustwording.

Toon is vooral Light! Een soort E depot voor dummy’s

Doelgroep is iedereen:Van directeur tot koffiedame!

De vorm is als een rondtrekkend circus, duurt 1 dag.

Idee is om de cursus te laten geven door vaste trainers, specialisten, aangevuld met collega’s uit de desbetreffende diensten (de ambassadeurs)

En wat komt er na de WVI?

Ruud Yap

Stuurgroep

Er is op 21 juni Stuurgroep overleg: Idee is om door te gaan en een nieuw convenant te sluiten;

Uitgangspunten daarbij:

-          Het is niet af, het is nog maar het begin!

-          Het is urgent: Er moet iets gebeuren : Een succesje!

-          De architectuur is leidend

Metadatamappen

Jorien Weterings geeft een korte uitleg van de werking van het metadatmapping spel

Het spel wordt gespeeld op een matrix. Horizontaal staan de verschillende aggregatieniveaus (archief,serie, record, file)

En aan de horizontale kant  de verschillende vormen van metadata: Beheer, Technisch, Herkomst. Daarbij heb je drie setjes kaartjes met elementen uit verschillende metadata schema;’s  (in verschillende kleuren)

Het is de bedoeling om eerst pakketjes van vergelijkbare metadata elementen bij elkaar te leggen en daarna kunnen de setjes op het bord worden geplaatst. Eerst onder het juiste type metadata en daarna  onder  het hoogst voorkomende aggregatieniveau.

Volgende sessie

Volgende gez. sessie is op 28 november 2012 van 14-17:00 op het NA in Den Haag

Roadshows bij de RHC's

Om de verantwoordelijken in de informatieketen bij de gemeenten, provincies en waterschappen op de hoogte te brengen van de ontwikkelingen rondom het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie, worden er in alle Regionaal Historische Centra zogenoemde Roadshows georganiseerd.

Zo organiseerde het Gelders Archief op vrijdag 26 oktober, in samenwerking met de Provincie Gelderland, een bijeenkomst over digitale archivering (e-depot) voor bestuurders en beleidsambtenaren van lagere overheden in Gelderland.

Een impressie van deze bijeenkomst, inclusief een kort filmverslag, staat op de website.

Al eerder  - op woensdag 25 april - heeft het Regionaal Historisch Centrum Limburg een succesvolle Roadshow e-Depot gehouden in Roermond, en op maandag 5 maart werd in Middelburg door de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten en het Zeeuws Archief een Roadshow georganiseerd onder de titel 'Voor een duurzame overheid!'. Er is een verslag beschikbaar. En ook in Haarlem, waar het Noord-Hollands Archief op 10 oktober 2011 de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk organiseerde, werden betrokkenen op de hoogte gebracht van de laatste ontwikkelingen.

Met deze Roadshows houden de betrokken archiefinstellingen een pleidooi voor het duurzaam bewaren - en dus toegankelijk houden - van de informatiehuishouding via een e-Depot.

Voorbereiding e-Depot RHC's op koers: plannen van aanpak goedgekeurd

Alle 11 Regionale Historische Centra werken samen met het Nationaal Archief hard verder aan de voorbereiding van de implementatie van het e-Depot. Een belangrijke mijlpaal is afgelopen vrijdag 14 oktober bereikt met de goedkeuring van de plannen van aanpak door de stuurgroep.

Vier secties realiseren in de periode 2011-2012 concrete producten, te weten:

• Werkprocessen en procedures. Een handboek met generieke procesbeschrijvingen van de drie centrale bedrijfsprocessen van een Regionaal Historisch Centrum, namelijk Verwerven, Beheren en Beschikbaar stellen.
• Architectuur. Product: een beschreven huidige (IST) en noodzakelijke (SOLL) informatiearchitectuur van alle Regionale Historische Centra met een architectuurplaat waarin weergegeven wordt hoe de koppeling tussen het e-Depot en de andere informatiesystemen bij het Regionaal Historisch Centrum gaat lopen.
• Toepassingsprofielen metagegevens voor locale overheden. Om soepele uitwisseling van informatie tussen overheidsorganisaties te bewerkstelligen, en om een aansluiting op het e-Depot te bevorderen, wordt ernaar gestreefd voor de locale overheden één toepassingsprofiel op te stellen. Zo wordt harmonisatie in de wijze van metadatering door overheden tot stand gebracht. Vervolgens kan elke individuele organisatie een op dit generieke profiel gebaseerd eigen toepassingsprofiel vaststellen, dat afgestemd is op de eigen organisatiespecifieke eisen en wensen.
• Personeel en organisatie. Beschreven rollen, taken, verantwoordelijkheden en competentieprofielen rond de processen verwerven, beheren en beschikbaarstellen.

Convent, Convenant en coöperatie

Tijdens het 263e convent der directeuren is er een convenant ondertekend dat het startschot geeft voor de Voorbereiding Implementatie e-Depot. In ambtelijke termen spreken 'alle partijen hiermee de ambitie uit om te komen tot optimale afstemming van ieders taken en een optimale inrichting van het proces gericht op de voorbereiding van de implementatie van het gemeenschappelijke e-Depot bij de Regionaal Historische Centra.' Dit convenant is toegelicht tijdens de KVAN studiedagen te Leeuwarden.

Stappen op weg naar e-Depot voor alle RHC’s

In 2010 hebben de Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief hun samenwerking voortgezet om te komen tot een gemeenschappelijk e-Depot. Als vervolg op de eerdere pilot is concreet onderzocht of de e-Depot applicatie voldoet aan de gebruikswensen van de RHC’s. Hieruit is voortgekomen dat de applicatie op grote lijnen functioneert. Daarnaast is een generiek stappenplan opgesteld voor de verwezenlijking van het e-Depot bij de RHC’s. Met de uitvoering van de tweede fase in 2010 is de feitelijke realisatie van een gemeenschappelijk e-Depot een stap dichterbij gekomen. Het e-Depot is in beginsel geschikt voor alle overheidslagen die behoren tot het werkingsgebied van de RHC's: rijksinstellingen in de provincie, provincie, gemeentes en waterschappen. Wel ontbreekt er nog financiële dekking.

Intermezzo: Preservation

De werkgroepen zitten in de afsluitende fase en werken hard aan de eindevaluaties. In het kader van de werkgroep Organisatie & Implementatie kwam het onderwerp kennisdeling ter sprake. Als intermezzo dan ook een aantal filmpjes van TEAM DIGITAL PRESERVATION!

We kunnen beginnen!

Vandaag heeft het consortium van directeuren RHC's en het Nationaal Archief "ja" gezegd tegen de plannen van aanpak voor de vervolgopdrachten. Dat betekent dus dat de werkgroepen aan de slag kunnen. Dat we al begonnen waren mag duidelijk zijn. In de periode maart-april is er hard gewerkt aan de plannen van aanpak en het resultaat is door het consortium omarmd. Het belangrijkste is dat alle RHC's direct vertegenwoordigd zijn in een van de werkgroepen: iedereen zet er de schouders onder! Op naar de eerste mijlpaal.

De eindrapportage!

Het is al enige tijd geleden dat wij iets van ons hebben laten horen, maar het was een turbulent begin van het jaar. Op 14 januari is ons evaluatierapport officieel aanvaard door het consortium van Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief. Het rapport is hier te downloaden.


Met het rapport is een grote stap gezet richting de realisatie van een gedeeld e-Depot. Naar aanleiding van de pilot is er vastgesteld dat er voldoende perspectief bestaat om de samenwerking te vervolgen. Er worden het komende half jaar een drietal vervolgopdrachten worden uitgevoerd gebaseerd op de adviezen van de stuurgroep van de pilot.

Samengevat zijn de volgende vervolgopdrachten ingezet naar aanleiding van de eindrapportage.

1. Applicatie: doorontwikkeling en validatie van de digitaal depot applicatie op basis van de randvoorwaarden gesteld in de eindrapportage van de pilot;
2. Financiering: uitwerking van een gemeenschappelijke investeringsbegroting met een - toedelingvoorstel voor de beheersing en dekking van de digitaal depotvoorziening;
3. Organisatie: ontwikkeling van een implementatiedraaiboek en business rules.

Het consortium vormt de stuurgroep voor deze vervolgopdrachten en de uitvoering van de opdrachten belegd bij drie werkgroepen.

Deze werkgroepen zullen worden samengesteld uit leden van het bestaande kernteam aangevuld met medewerkers van de andere consortiumleden. Ieder consortiumlid zet een medewerker in voor een van de werkgroepen. De werkgroepen zullen uiterlijk in oktober van dit jaar de verschillende resultaten opleveren aan de stuurgroep en daarmee aan het consortium. Er zal daarnaast in mei een tussenrapportage worden gepresenteerd tijdens een tussentijdse vergadering van consortium. Meer nieuws volgt na de vorming van de werkgroepen: kijk dus uit naar de volgende blog!

Het einde in zicht?

Vandaag is het dan zo ver. Na een aantal weken intensief schrijven, is de conceptrapportage over de pilot naar de stuurgroep verzonden. Zij gaan hier op studeren. Op 15 december zullen de stuurgroepleden het rapport gezamenlijk bespreken waarna wij de punten op de i zullen zetten. Daarna is het de beurt aan de opdrachtgever. Het Convent zal zich in januari kritisch buigen over de aanbevelingen en zal besluiten: hoe nu verder? Die vraag hebben wij ons natuurlijk al gesteld, want de pilot mag dan fysiek vrijwel afgerond zijn, we hebben nog genoeg te doen. Wat dacht u van een post pilot programma? Een PPP dat bij uw instelling langskomt om de ervaringen live toe te lichten? Wij zijn er mee bezig. Maar voor vandaag is ons werk voorlopig  klaar.

De organisatie en de processen

We hebben inmiddels de eerste concepthoofdstukken besproken van het evaluatierapport. We komen langzaam op gang. Het is lastig om dicht bij de pilot te blijven. Veel bevindingen raken aan fundamentele zaken: wat is digitaal archiveren? Is mijn organisatie klaar om te werken met een digitaal depot? Wil ik als organisatie alles zelf blijven doen of besteed ik taken uit aan andere partijen? Het blijkt dat het managen van de (digitale) archiveringsprocessen nog het makkelijkste is. Strikt genomen veranderden die processen niet en moet onze aandacht uitgaan naar de veranderde activiteiten binnen een proces. Bij nieuwe activiteiten horen ook nieuwe competenties. Een ander evaluatieonderdeel betreft het managen van mensen. Wat moet de digitale archivaris kunnen? Hetzelfde als de analoge archivaris? We weten in ieder geval dat we de aankomende jaren beide experts nodig hebben, want het wordt papier én digitaal en zeker geen papier of digitaal. Als afgeleide van de pilot is er ook ander nieuws: in afwachting van de aanstaande nieuwe release van de PLATO tool, zullen enkele RHC’s deelnemen aan PLANETS casestudies. Ook op dat vlak kunnen we dus resultaten verwachten. Hoe dan ook: het zijn drukke dagen.

Vergaderen en dan... schrijven!

Tijdens het testen lijkt alles heel helder: je weet wat je moet doen want er ligt een testscript voor je neus. Bovendien kun je pragmatisch aan het werk gaan. Het verwerken van bevindingen in een evaluatie is een stuk zwaarder: welke structuur kiezen we? Na een pittig overleg lijken de kaders duidelijk. De oorspronkelijke doelstellingen van de pilot kennen we:

1. aantonen dat deze vorm van dienstverlening van het Nationaal Archief aan RHC’s technisch en organisatorisch mogelijk is;
2. duidelijkheid krijgen over de noodzakelijke randvoorwaarden, zoals taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
3. duidelijkheid krijgen over de consequenties, zoals benodigde middelen, techniek, capaciteit en competenties;
4. het creëren van inzicht en draagvlak bij RHC’s op het gebied van nieuwe, digitale vakmethodieken.

In de evaluatie pakken we deze doelstellingen aan via de INK aandachtsgebieden. Binnen elk van deze vlakken kijken we naar de gewenste situatie bij een RHC: welke criteria stellen we en wat is het verwachtingspatroon? De testbevindingen geven ons de mogelijkheid om een match te maken tussen Digitaal Depot en de verwachtingen en eisen van RHC’s. Op basis van die match zullen we in het evaluatierapport schetsen welke maatregelen er genomen zouden moeten worden om aan te kunnen sluiten op een Digitaal Depot.

De structuur van het rapport staat dus, maar nu de inhoud nog.

Ketelaarlezing 2009 en het beheer van digitaal archief

Op 8 oktober 2009 werd de 7e Ketelaarlezing verzorgd door Martin Berendse, directeur van het Nationaal Archief en algemeen rijksarchivaris. Tijdens de lezing die als titel had Het Archief als Open Source. Over het recht op informatie, openbaarheid van bestuur en digitale toegankelijkheid ging hij onder andere in op het beheervraagstuk van archieven en sprak hij over de voordelen die samenwerking op het gebied van digitale archivering kan hebben. Iets waar wij ons tijdens de pilot op operationeel niveau nadrukkelijk over gebogen hebben. De lezing is samengevat op de website van het Nationaal Archief, maar is integraal te horen en te zien op YouTube. In deel 4 van de lezing gaat Berendse in op het beheervraagstuk.

Evaluatiebijeenkomst en discussie

De drie deelnemende pilot RHC’s kwamen ’s middags bij elkaar om de bevindingen over de testcyclus met de Digitaal Depot software door te nemen.

Met ons allen deelden we het gevoel dat het mooi is dat de software beschikbaar is voor RHC’s en andere archiefinstellingen maar dat de applicatie in zijn huidige vorm nog niet aansluit op onze werkprocessen. De processen en benadering vanuit het Nationaal Archief verlopen hier en daar anders dan bij kleinere archieforganisaties.

Eigenlijk is de conclusie dat hoe meer we als RHC’s ermee bezig zijn en al testend ‘met de voeten in de klei’ staan er nieuwe relevante vragen ontstaan. Bijvoorbeeld: Welke metadata worden waar opgeslagen? Bij de opname wordt het digitale archief met metadata opgeslagen in het Digitale Depot. Duurzaam en ‘in steen gehouwen’. Als je na overbrenging je toegang nog wil verbeteren, doe je dat nu met een beheerapplicatie, als MAIS-Flexis of Atlantis. Waar beheer je dan de geactualiseerde metadata? Welk systeem is leidend?

Door het testen van de digitaal depotsoftware maken we kennis met het verschijnsel ‘general agreement’ met zorgdragers: een soort mantelovereenkomst voor overbrenging, aangevuld door ‘transfer schedules’. Gaan wij als RHC’s ook zo werken?
Hoe dan ook was de door het Nationaal Archief geboden ondersteuning tijdens het testen met een helpdesk en begeleiding prima en daar hebben we ook regelmatig gebruik van gemaakt.

Komende weken werken we hard verder aan de eindevaluatie.

Planning voor de evaluatie

Nu de testcycli zijn afgerond is het tijd om de evaluatie invulling te geven. Er moet nog veel gebeuren en er moet nog veel besproken worden. In ieder geval is de planning gemaakt en zijn de kaders gesteld. Tot november wordt het hard werken voor het kernteam. Medio januari 2010 zal het evaluatierapport moeten worden opgeleverd aan het convent.

De dag van het Digitaal Depot 8 september 2009

Op 8 september organiseerde het pilot team Digitaal Depot voor het Convent van directeuren RHC’s de dagvan het Digitaal Depot in Utrecht. Het doel was het creëren van een gemeenschappelijke kennis basis voor de ambitie die door het Convent is neergelegd in het visiedocument . De wens is om over vijf jaar een landelijke e-depot voorziening te hebben voor algemeen gebruik.

De uitdaging
Marco de Niet van Digitaal Erfgoed Nederland was de dagvoorzitter en opende met het citaat uit het Visiedocument van de KVAN-Brain: ‘Zonder digitaal depot is er geen archief’. Een krachtige opening, maar geheel in lijn met de visie van het Convent. Vervolgens constateert hij dat men die visie graag wil realiseren maar dat er twijfel en onduidelijkheid lijkt te zijn over het hoe nu verder. De uitdaging van vandaag is om als bestuurders en inhoudelijke deskundigen, kennis op te doen en door onderlinge uitwisseling van kennis en ideeën, nieuwe kansen te zien voor zijn of haar organisatie.

Mythes en feiten
Na Marco is het woord aan Jeroen van Oss van Het Utrechts Archief. Jeroen vertelt over het wat, waarom en hoe van een digitaal depot. Zo is er een gemeenschappelijk startpunt voor de twee workshops die volgen en kan verder op de materie worden ingegaan. Eerst is er aandacht voor de mythes en feiten rondom het Digitaal Depot. Er leven volgens Jeroen veel misverstanden. Je hoort wel eens zeggen:

‘Het digitale materiaal komt pas over twintig jaar op ons af, dus we hebben nog wel even de tijd’.

‘De informatie is ook beschikbaar op papier, het is in ieder geval bewaard’.

‘Als de opslag van digitaal materiaal echt een probleem wordt, dan laten we het toch gewoon bij de archiefvormer en leggen een lijntje naar het archief’.

Archief projectbureau Leidsche Rijn illustreert noodzaak digitaal depot
Om de noodzaak voor archiefinstellingen te illustreren, toont Jeroen beelden van het archief van het projectbureau Leidsche Rijn. Dit digitale archief is in de pilot als test case gebruikt. Er zijn beelden te zien van digitale mappen met daarin weer mapjes en nog meer mapjes. Het archief staat bol van de bestanden met een keur aan bestandsformaten. Een enkele poging tijdens de presentatie om een willekeurig bestand met een willekeurige naam te openen, strandt al meteen op het ontbreken van de juiste software. De logische reactie uit de zaal is: ‘Maar zo komt digitaal materiaal bij ons de deur niet in! De urgentie is helder.

In de pilot is inmiddels nagedacht over de kwaliteitscriteria voor selectie, opname, beheer en beschikbaarstelling van digitale archieven. Het hanteren van dergelijke criteria vraagt vervolgens weer om actief beheer en onderhoud van de fysieke en logische archiveringsprocessen.

Dit zijn allemaal zaken waar je als organisatie zelf of in samenwerking met collega organisaties mee aan de slag moet wil je op tijd een goed antwoord hebben wanneer digitaal materiaal wordt aangeboden.

De vraag waarom een digitaal depot zo noodzakelijk is wordt vervolgens kort en kernachtig beantwoord. Het warme, levende archief van nu is het digitale archief. Denk aan outlook, netwerkschrijven etc. Papieren archief leidt nu eigenlijk al een kwijnend bestaan. Een hybride archief binnen krijgen is vandaag de dag al een realistisch gegeven. De testcases bewijzen dit.

Digitaal depot alleen is niet voldoende
Een andere belangrijke constatering is, dat je als archief met een digitaal depot slechts een schakel in de keten in handen hebt. Een andere schakel is de ICT industrie. En ook archiefvormers zijn een zeer bepalende schakel. Zij maken de keuze voor bestandsformaten, zij voegen metadata toe. Met deze schakel,de archiefvormer staat of valt dus,zo blijkt, de uiteindelijke leesbaarheid van archieven. Alleen een digitaal depot is niet de oplossing blijkt uit het verhaal van Jeroen. En de applicatie van het NA of welke applicatie dan ook is zeker geen panacee. De applicatie staat slechts voor een deel van je archiveringsprocessen en is slechts een deel van je archiveringssysteem. Mensen, middelen, procedures en methoden moeten ook worden aangepakt.

De workshops
Om een beeld te krijgen van digitale archivering gaan de deelnemers in twee inspirerende workshops gezamenlijk aan de slag met een aantal cases. In de eerste workshop is er aandacht voor de processen en keuzes die met het digitaal depot samenhangen.

In de tweede workshop wordt gefocust op de vertaalslag naar de eigen organisaties. Is een naadloze overgang mogelijk of vraagt het hebben van een fysiek en een digitaal archief om een herziening van de organisatie?

Processen en keuzes maken
Een algemene constatering naar aanleiding van de eerste opdracht is, dat het belangrijk is om te focussen op de keuzes die binnen handbereik liggen. Naar aanleiding van de vraag, welke eisen een RHC stelt aan de digitale archieven die binnenkomen (selectie, metadata, bestandsformaten) zijn geen harde uitspraken gedaan. Wel is het duidelijk dat de algemene opinie is, dat je als RHC de archiefvraag wilt beïnvloeden door proactief te acteren. Er wordt geopperd om een archief trendwatcher in te zetten, waardoor je een stap vooruit kunt maken in het relatiebeheer richting zorgdragers en op privaatgebied beter kunt adviseren.

Een andere constatering is, dat geleerd kan worden van gemeentearchieven (die geen RHC zijn). Dit zijn kleinere organisaties, die daardoor sneller kennis kunnen opbouwen. Een vraag tijdens de workshop is ook wat doe je zelf als organisatie, wat doe je samen met partners of leveranciers en welke activiteiten besteed je uit?

Een belangrijk gegeven blijkt te zijn dat ook al besteed je uit, je moet altijd de regie voeren, dus je hebt kennis, mensen en middelen nodig. Dit wordt duidelijk uitgetekend in op basis van het INK model. In dit model, een vereenvoudiging van de werkelijkheid, is aangegeven welke activiteiten je zelf zou moeten doen, wat kan worden uitbesteed en waar je samenwerking zoekt.

Vertaalslag naar de eigen organisatie
Hoe kunnen al die processen nu het beste belegd worden in de eigen organisatie? Op basis van het INK model wordt in de workshop door de verschillende groepen naar een antwoord gezocht. Wat is al goed belegd in de verschillende organisatie en wat zijn verbeterpunten? Welke activiteiten kun of wil je niet meer doen vanwege digitaal depot? Het lastigste van dit proces is dat oud en nieuw naast elkaar staan. Het is daarom belangrijk om naar je stakeholders goed te communiceren dat je een lastige taak hebt. Fysiek en digitaal archief naast elkaar en financiën die vooral vast zitten in depot en in personeel. Belangrijke stakeholders zijn de eigen medewerkers. Zij zich bewust worden van het onderwerp en de veranderingen die het met zich meebrengt. Een middel wat hiervoor is ontwikkeld is bijvoorbeeld 23-archiefdingen een trainingsprogramma dat nu bij drie archiefinstellingen, waaronder het Nationaal Archief, als pilot draait.

Het idee is, dat als je iets neerzet wat interessant is voor je klanten, tegelijkertijd ook de interesse van de medewerkers wordt gewekt. Jeroen voegt hier aan toe, dat niet digitaal het doel is, maar het product voor het publiek. En voor dat doel heb je een passend instrumentarium nodig.

Het antwoord op de vraag of de aanwezigen problemen verwachten met het beleggen van verantwoordelijkheden binnen de eigen organisaties is negatief. De RHC’s zijn relatief kleine organisaties wat het voordeel heeft dat ze wendbaar zijn. De verwachting is dat in de toekomst het verschil tussen de voor- en achterkant van de organisatie veel diffuser wordt. Achter de schermen heb je iets paraat wat naar een front office gaat die je niet meer 100% controleert, omdat je veel meer vraaggestuurd werkt. Daarnaast is de verwachting dat het toenemend digitaal bezoek het studiezaal bezoek uitfaseert. Dat is nu al een algemeen aanvaard feit.

Tot slot
Aan het eind van de middag geven de vertegenwoordigers van de deelnemende RHC’s nog even kort hun mening over de dag. In het algemeen is de conclusie dat het een nuttige verhelderende bijeenkomst was, dat het goed zou zijn om hier een vervolg aan te geven om zo ook de directeuren die nu niet aanwezig waren de kans te geven om aan te haken.



Enige reacties van de aanwezigen over de Dag van het Digitaal Depot:

• Samen van ’t e-depot NA een e-depot maken dat van allemaal is. De insteek van vandaag is zeker voor herhaling vatbaar.

• Het was een mooie mix van strategie en praktijk. Het biedt aanknopingspunten voor de realisatie van de nationale infrastructuur. Het is vooral een kwestie van samen, en dit soort bijeenkomsten helpen dan heel erg mee!

• Eerste deel een goede praktische insteek van wat we kunnen verwachten. Uit het tweede deel blijkt dat er nog een lange weg te gaan is qua personeel en geld.

• Het is een lange weg ingrijpend voor de organisatie. Het idee was we volgen, maar ik heb nu meegenomen dat bijvoorbeeld proactief acquireren belangrijk is.

• In dit gremium is veel draagvlak voor de realisatie van een digitaal depot, maar het is wel goed om andere binnen de organisatie ook te laten meedenken en hiervoor te enthousiasmeren. Hieroor kon ik over e-depot op macro niveau meepraten maar kan ik het zelf meer handen en voeten geven. Ik praat er graag over door!

• Dit maak ’t veel tastbaarder. Er is veel geroepen samen, samen, samen. Hier moeten we wat meedoen in werkgroepen en daar wil Zeeland graag een rol in spelen.

• Nuttig, goed gespard. Veel geleerd.

• Prima bijeenkomst, moeten we vaker doen. Ook binnen de eigen organisatie! Samen naar een digitaal depot, maar ook samen kijken naar een onderwerp als Preservation.

• Goed opgelet of ’t tastbaarder is geworden en dat lijkt geslaagd. Ik hoop dat de directeuren die hier niet waren via hun medewerkers de boodschap over gebracht krijgen: ‘we moeten en kunnen hier iets mee’. Ik hoop dat we naar een strategische/praktische agenda kunnen.

Testsessie 3: Goede, geordende en toegankelijke staat

dinsdag 1 september (groep 1) en donderdag 3 september 2009 (groep 2)

In deze sessie onderzochten we eerst de eisen die we aan de goede, geordende en toegankelijke staat van het testarchief zouden stellen. We keken naar de aangeleverde metadata, de diverse bestandsformaten die voorkwamen etc. Is het mogelijk om in deze fase al rekening te houden met de wijze waarop je de documenten voor het publiek toegankelijk zou willen maken?

Growing up in Public had de door hen aangeleverde digitale bestanden zelf al ingedeeld in mappen. De hoofdstructuur was voor een theatergroep heel herkenbaar: iedere produktie had een eigen map. In de produktie-mappen zaten vrijwel altijd een aantal standaard-bestanden. In de eerste plaats een Excel-sheet met metadata rond de produktie: naam, auteur, rollen en acteurs, datum en plaats van de première en het aantal gespeelde voorstellingen. Daarnaast een affiche (vermoedelijk de oudste gescand, de nieuwste wellicht digitaal aangeleverd door de drukker) en het script. Hoe recenter de produktie, hoe meer foto's (in een eigen sub-map) aanwezig waren, de digitaal gemaakte makkelijk herkenbaar aan de bestandsnamen en meestal voorzien van de in de foto opgeslagen metadata (EXIF-gegevens). Daarnaast waren er een aantal "algemene mappen" met bijvoorbeeld foto's en gegevens van de leden van de theatergroep, ook weer per persoon uitgesplitst in mappen.

Ter voorbereiding werden de volgende documenten bestudeerd:
• Beschrijven van digitaal archief op de website van het Expertisecentrum Digitale archivering in/voor Vlaamse instellingen en diensten (eDAVID)
• NEN-ISO 23081-1 en -2, Metadatastandaard

In de tweede helft van de sessie doorliepen we de volgende fasen van het testscenario. Vanuit de reeds vastgelegde gegevens rond de zorgdrager en de archiefvormer legden we nu de gegevens van de eerste aanwinst vast.