vrijdag 16 oktober 2009

Vergaderen en dan... schrijven!

Tijdens het testen lijkt alles heel helder: je weet wat je moet doen want er ligt een testscript voor je neus. Bovendien kun je pragmatisch aan het werk gaan. Het verwerken van bevindingen in een evaluatie is een stuk zwaarder: welke structuur kiezen we? Na een pittig overleg lijken de kaders duidelijk. De oorspronkelijke doelstellingen van de pilot kennen we:
  1. aantonen dat deze vorm van dienstverlening van het Nationaal Archief aan RHC’s technisch en organisatorisch mogelijk is;
  2. duidelijkheid krijgen over de noodzakelijke randvoorwaarden, zoals taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
  3. duidelijkheid krijgen over de consequenties, zoals benodigde middelen, techniek, capaciteit en competenties;
  4. het creĆ«ren van inzicht en draagvlak bij RHC’s op het gebied van nieuwe, digitale vakmethodieken.
In de evaluatie pakken we deze doelstellingen aan via de INK aandachtsgebieden. Binnen elk van deze vlakken kijken we naar de gewenste situatie bij een RHC: welke criteria stellen we en wat is het verwachtingspatroon? De testbevindingen geven ons de mogelijkheid om een match te maken tussen Digitaal Depot en de verwachtingen en eisen van RHC’s. Op basis van die match zullen we in het evaluatierapport schetsen welke maatregelen er genomen zouden moeten worden om aan te kunnen sluiten op een Digitaal Depot.

De structuur van het rapport staat dus, maar nu de inhoud nog.

dinsdag 13 oktober 2009

Ketelaarlezing 2009 en het beheer van digitaal archief

Op 8 oktober 2009 werd de 7e Ketelaarlezing verzorgd door Martin Berendse, directeur van het Nationaal Archief en algemeen rijksarchivaris. Tijdens de lezing die als titel had Het Archief als Open Source. Over het recht op informatie, openbaarheid van bestuur en digitale toegankelijkheid ging hij onder andere in op het beheervraagstuk van archieven en sprak hij over de voordelen die samenwerking op het gebied van digitale archivering kan hebben. Iets waar wij ons tijdens de pilot op operationeel niveau nadrukkelijk over gebogen hebben. De lezing is samengevat op de website van het Nationaal Archief, maar is integraal te horen en te zien op YouTube. In deel 4 van de lezing gaat Berendse in op het beheervraagstuk.

maandag 12 oktober 2009

Evaluatiebijeenkomst en discussie

De drie deelnemende pilot RHC’s kwamen ’s middags bij elkaar om de bevindingen over de testcyclus met de Digitaal Depot software door te nemen.

Met ons allen deelden we het gevoel dat het mooi is dat de software beschikbaar is voor RHC’s en andere archiefinstellingen maar dat de applicatie in zijn huidige vorm nog niet aansluit op onze werkprocessen. De processen en benadering vanuit het Nationaal Archief verlopen hier en daar anders dan bij kleinere archieforganisaties.

Eigenlijk is de conclusie dat hoe meer we als RHC’s ermee bezig zijn en al testend ‘met de voeten in de klei’ staan er nieuwe relevante vragen ontstaan. Bijvoorbeeld: Welke metadata worden waar opgeslagen? Bij de opname wordt het digitale archief met metadata opgeslagen in het Digitale Depot. Duurzaam en ‘in steen gehouwen’. Als je na overbrenging je toegang nog wil verbeteren, doe je dat nu met een beheerapplicatie, als MAIS-Flexis of Atlantis. Waar beheer je dan de geactualiseerde metadata? Welk systeem is leidend?

Door het testen van de digitaal depotsoftware maken we kennis met het verschijnsel ‘general agreement’ met zorgdragers: een soort mantelovereenkomst voor overbrenging, aangevuld door ‘transfer schedules’. Gaan wij als RHC’s ook zo werken?
Hoe dan ook was de door het Nationaal Archief geboden ondersteuning tijdens het testen met een helpdesk en begeleiding prima en daar hebben we ook regelmatig gebruik van gemaakt.

Komende weken werken we hard verder aan de eindevaluatie.

maandag 5 oktober 2009

Planning voor de evaluatie

Nu de testcycli zijn afgerond is het tijd om de evaluatie invulling te geven. Er moet nog veel gebeuren en er moet nog veel besproken worden. In ieder geval is de planning gemaakt en zijn de kaders gesteld. Tot november wordt het hard werken voor het kernteam. Medio januari 2010 zal het evaluatierapport moeten worden opgeleverd aan het convent.