Pilot Gebruik Digitaal Depot
Op 23 mei 2008 gaf het Convent van Directeuren zijn akkoord op het voorstel om een gezamenlijke pilot van de Regionaal Historische Centra (RHC’s) en het Nationaal Archief te starten. Doel van deze pilot was het toetsen van de dienstverlening van het Nationaal Archief aan de RHC's en andere archiefinstellingen, waarbij de RHC's de Digitale Depot Software, ontwikkeld door het Nationaal Archief, kunnen gebruiken voor de opslag, het beheer en de beschikbaarstelling van hun digitaal archiefmateriaal.
De pilot werd uitgevoerd door Het Utrechts Archief (HUA), het Noord-Hollands Archief (NHA) en het Zeeuws Archief (ZA). Samen vormden zij het kernteam RHC’s en namen zij de operationele uitvoering van de pilot op zich.Na een gedegen voorbereiding werden in augustus en september 2009 de testsessies uitgevoerd.
Na afloop van de pilot werd er een evaluatierapport opgeleverd aan de opdrachtgever.
Naar aanleiding van dat evaluatierapport werd vastgesteld dat er voldoende perspectief bestond om de samenwerking te vervolgen. Tegelijkertijd werd geconcludeerd dat er op een aantal punten nog geen duidelijkheid is over de haalbaarheid van een gedeelde voorziening. Om uitsluitsel op dat punt te krijgen is een drietal vervolgopdrachten uitgezet, gebaseerd op de adviezen van de stuurgroep van de pilot. De eerste twee vervolgopdrachten gaan over het
door ontwikkelen van de digitaal depot applicatie en het uitwerken van een gemeenschappelijke investeringsbegroting. De derde vervolgopdracht heeft betrekking op de ontwikkeling van een implementatiedraaiboek en business rules.
Hieruit is de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot RHC's, of kortweg WVI, ontstaan.
Hieruit is de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot RHC's, of kortweg WVI, ontstaan.
In de WVI zijn specialisten van alle RHC’s en het Nationaal Archief rondom hun eigen expertise verenigd in vier secties die zich met proces- en werkafspraken rondom een implementatiedraaiboek bezig houden. In de periode 2011-2012 levert WVI daartoe op een aantal terreinen concrete producten op:- Een handboek met beschrijvingen van de 3 centrale bedrijfsprocessen van een RHC: verwerven, beheren en beschikbaar stellen.
- Een beschrijving van de bestaande informatie-architectuur bij de RHC's, een beschrijving van de noodzakelijke informatiearchitectuur en een plan hoe de verbinding tussen beiden gelegd kan worden.
- Eén toepassingsprofiel voor metagegevens ten behoeve van lokale overheden. Dat bevordert een soepele uitwisseling van informatie tussen de overheidsorganisaties en een soepele aansluiting op het e-Depot.
- Een beschrijving van de rollen, taken, verantwoordelijkheden en competentieprofielen die horen bij de centrale bedrijfsprocessen uit het handboek.
