In de vestiging van Het Utrechts Archief aan de Alexander Numankade was gedurende augustus-september 2009 een testlokaal ingericht. Hierin stonden vier PC's die via een lijnverbinding waren aangesloten op de de computer van het Test Digitaal Depot van het Nationaal Archief in Den Haag.
De testsessies werden in twee groepen van maximaal zeven personen uitgevoerd. Op de dinsdagen kwam een groep bij elkaar die aan de slag ging met testarchief 1: digitale tekeningen van een overheidsinstantie, het Projectbureau Leidsche Rijn. De andere groep kwam op donderdag bijeen en oefende met testarchief 2, een archief van een particuliere archiefvormer: theatergroep Growing up in Public uit Utrecht.
Bij elke sessie werden de contacten tussen de testers en de servicedesk van het Nationaal Archief onderhouden door één tussenpersoon, een zogenaamde Single Point of Contact (SPOC).
In iedere sessie werd gewerkt aan het testen van de applicatie en aan het vertrouwd raken met digitale beheerprocessen aan de hand van opdrachten rond een realistisch testarchief, afkomstig van een archiefvormer van Het Utrechts Archief. Het testen gebeurde in koppels van twee personen per computer. De een vervulde de rol van archiefvormer, de ander van archiefontvanger/-beheerder. Tijdens de eerste twee sessies werd iedere keer het hele testscenario doorlopen. In de derde sessie werd er getest zonder testscenario. Zodoende was er tijd om de applicatie goed onder de knie te krijgen. De eerste indrukken na sessie 1 en 2 werden vastgelegd, na sessie 3 werden de definitieve verbeterformulieren ingevuld.
Daarnaast werd getracht meer inzicht te krijgen in de werkprocessen rondom digitaal archiveren, om zodoende beter de digitaal depot-applicatie te kunnen beoordelen en een beter beeld te krijgen van benodigde organisatorische, personele en technische randvoorwaarden voor een archiefdienst. Het ging hierbij vooral om ervaring opdoen en niet om nu al de processen in te richten. Ook hiervoor werd in iedere sessie per koppel een opdracht uitgevoerd, waarvan de resultaten daarna besproken werden. In de laatste sessie werden de bevindingen gebundeld in een handboek. Dit handboek zal als startpunt dienen voor de uiteindelijke inrichting van de processen.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten