dinsdag 18 augustus 2009

Een pilot: “Gebruik Digitaal Depot”

Een van de meest spannende fases van een pilot is het echte testdraaien: kijken of datgene wat je hebt ook echt werkt.

Op 23 mei 2008 heeft het Convent van Directeuren zijn akkoord op het voorstel van het Nationaal Archief en Het Utrechts Archief om een gezamenlijke pilot van de Regionaal Historische Centra (RHC’s) en het Nationaal Archief te starten gegeven. En na een gedegen voorbereiding zouden in augustus en september de testsessies worden uitgevoerd.

Doel van de pilot is het toetsen van een dienstverlening van het Nationaal Archief aan de RHC's en andere archiefinstellingen. Het uitgangspunt is hierbij dat de RHC's de Digitale Depot Software ontwikkeld door het Nationaal Archief, kunnen gebruiken voor de opslag, het beheer en de beschikbaarstelling van hun digitaal archiefmateriaal. Naast de al bestaande samenwerking tussen het Nationaal Archief en het Gemeentearchief Rotterdam wordt met de pilot ook onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van een samenwerkingsverband met tussen RHC’s en het Nationaal Archief.

De pilot wordt uitgevoerd door Het Utrechts Archief (HUA), het Noord-Hollands Archief (NHA) en het Zeeuws Archief (ZA). Samen vormen zij het kernteam RHC’s en nemen zij de operationele uitvoering van de pilot op zich.

Hoewel het project beperkt is tot het Nationaal Archief en de RHC's, zijn de resultaten zeer relevant voor andere archiefdiensten in Nederland. Na afloop van de pilot wordt er een evaluatierapport opgeleverd aan de opdrachtgever: het Convent.

Op dat moment kunnen de RHC's besluiten of zij dit pad van een gedeelde digitaal depotvoorziening verder zullen volgen en kunnen andere archiefdiensten de verworven inzichten voor hun eigen besluitvorming gebruiken.

Wie is wie?

Voordat de pilot van start ging, is er goed nagedacht over de projectinrichting: wie zitten er aan de knoppen?

Het kernteam wordt gevormd door Het Utrechts Archief, het Noord-Hollands Archief en het Zeeuws Archief en staat onder voorzitterschap van Jeroen van Oss, gemeentearchivaris te Utrecht en archiefinspecteur. De andere leden van het kernteam zijn:
• Annelot Vijn (HUA) - projectgroep Digitaal Depot en beheerder Mais-Flexis
• Klaartje Pompe (NHA) – hoofd Beheer
• Hanneke van Aalst (ZA) – hoofd Informatie en Kennis

Vanuit het Nationaal Archief wordt de werkgroep aangevuld door Ruud Yap, medewerker Digitale Selectie, Jacques Bogaarts, senior adviseur Digitale Duurzaamheid en Cees Loef namens Sogeti verantwoordelijk voor de technische realisatie van het Digitaal Depot.

Daarnaast gaven natuurlijk vele medewerkers van HUA, ZA, NHA, Sogeti en NA hun ondersteuning aan de pilot.

De pilotwerkgroep wordt aangestuurd door een stuurgroep bestaande uit de directeuren van de deelnemende RHC’s en de programmamanager ECultuur van het Nationaal Archief.

Geen opmerkingen: