De dag van het Digitaal Depot 8 september 2009

Op 8 september organiseerde het pilot team Digitaal Depot voor het Convent van directeuren RHC’s de dagvan het Digitaal Depot in Utrecht. Het doel was het creëren van een gemeenschappelijke kennis basis voor de ambitie die door het Convent is neergelegd in het visiedocument . De wens is om over vijf jaar een landelijke e-depot voorziening te hebben voor algemeen gebruik.

De uitdaging
Marco de Niet van Digitaal Erfgoed Nederland was de dagvoorzitter en opende met het citaat uit het Visiedocument van de KVAN-Brain: ‘Zonder digitaal depot is er geen archief’. Een krachtige opening, maar geheel in lijn met de visie van het Convent. Vervolgens constateert hij dat men die visie graag wil realiseren maar dat er twijfel en onduidelijkheid lijkt te zijn over het hoe nu verder. De uitdaging van vandaag is om als bestuurders en inhoudelijke deskundigen, kennis op te doen en door onderlinge uitwisseling van kennis en ideeën, nieuwe kansen te zien voor zijn of haar organisatie.

Mythes en feiten
Na Marco is het woord aan Jeroen van Oss van Het Utrechts Archief. Jeroen vertelt over het wat, waarom en hoe van een digitaal depot. Zo is er een gemeenschappelijk startpunt voor de twee workshops die volgen en kan verder op de materie worden ingegaan. Eerst is er aandacht voor de mythes en feiten rondom het Digitaal Depot. Er leven volgens Jeroen veel misverstanden. Je hoort wel eens zeggen:

‘Het digitale materiaal komt pas over twintig jaar op ons af, dus we hebben nog wel even de tijd’.

‘De informatie is ook beschikbaar op papier, het is in ieder geval bewaard’.

‘Als de opslag van digitaal materiaal echt een probleem wordt, dan laten we het toch gewoon bij de archiefvormer en leggen een lijntje naar het archief’.

Archief projectbureau Leidsche Rijn illustreert noodzaak digitaal depot
Om de noodzaak voor archiefinstellingen te illustreren, toont Jeroen beelden van het archief van het projectbureau Leidsche Rijn. Dit digitale archief is in de pilot als test case gebruikt. Er zijn beelden te zien van digitale mappen met daarin weer mapjes en nog meer mapjes. Het archief staat bol van de bestanden met een keur aan bestandsformaten. Een enkele poging tijdens de presentatie om een willekeurig bestand met een willekeurige naam te openen, strandt al meteen op het ontbreken van de juiste software. De logische reactie uit de zaal is: ‘Maar zo komt digitaal materiaal bij ons de deur niet in! De urgentie is helder.

In de pilot is inmiddels nagedacht over de kwaliteitscriteria voor selectie, opname, beheer en beschikbaarstelling van digitale archieven. Het hanteren van dergelijke criteria vraagt vervolgens weer om actief beheer en onderhoud van de fysieke en logische archiveringsprocessen.

Dit zijn allemaal zaken waar je als organisatie zelf of in samenwerking met collega organisaties mee aan de slag moet wil je op tijd een goed antwoord hebben wanneer digitaal materiaal wordt aangeboden.

De vraag waarom een digitaal depot zo noodzakelijk is wordt vervolgens kort en kernachtig beantwoord. Het warme, levende archief van nu is het digitale archief. Denk aan outlook, netwerkschrijven etc. Papieren archief leidt nu eigenlijk al een kwijnend bestaan. Een hybride archief binnen krijgen is vandaag de dag al een realistisch gegeven. De testcases bewijzen dit.

Digitaal depot alleen is niet voldoende
Een andere belangrijke constatering is, dat je als archief met een digitaal depot slechts een schakel in de keten in handen hebt. Een andere schakel is de ICT industrie. En ook archiefvormers zijn een zeer bepalende schakel. Zij maken de keuze voor bestandsformaten, zij voegen metadata toe. Met deze schakel,de archiefvormer staat of valt dus,zo blijkt, de uiteindelijke leesbaarheid van archieven. Alleen een digitaal depot is niet de oplossing blijkt uit het verhaal van Jeroen. En de applicatie van het NA of welke applicatie dan ook is zeker geen panacee. De applicatie staat slechts voor een deel van je archiveringsprocessen en is slechts een deel van je archiveringssysteem. Mensen, middelen, procedures en methoden moeten ook worden aangepakt.

De workshops
Om een beeld te krijgen van digitale archivering gaan de deelnemers in twee inspirerende workshops gezamenlijk aan de slag met een aantal cases. In de eerste workshop is er aandacht voor de processen en keuzes die met het digitaal depot samenhangen.

In de tweede workshop wordt gefocust op de vertaalslag naar de eigen organisaties. Is een naadloze overgang mogelijk of vraagt het hebben van een fysiek en een digitaal archief om een herziening van de organisatie?

Processen en keuzes maken
Een algemene constatering naar aanleiding van de eerste opdracht is, dat het belangrijk is om te focussen op de keuzes die binnen handbereik liggen. Naar aanleiding van de vraag, welke eisen een RHC stelt aan de digitale archieven die binnenkomen (selectie, metadata, bestandsformaten) zijn geen harde uitspraken gedaan. Wel is het duidelijk dat de algemene opinie is, dat je als RHC de archiefvraag wilt beïnvloeden door proactief te acteren. Er wordt geopperd om een archief trendwatcher in te zetten, waardoor je een stap vooruit kunt maken in het relatiebeheer richting zorgdragers en op privaatgebied beter kunt adviseren.

Een andere constatering is, dat geleerd kan worden van gemeentearchieven (die geen RHC zijn). Dit zijn kleinere organisaties, die daardoor sneller kennis kunnen opbouwen. Een vraag tijdens de workshop is ook wat doe je zelf als organisatie, wat doe je samen met partners of leveranciers en welke activiteiten besteed je uit?

Een belangrijk gegeven blijkt te zijn dat ook al besteed je uit, je moet altijd de regie voeren, dus je hebt kennis, mensen en middelen nodig. Dit wordt duidelijk uitgetekend in op basis van het INK model. In dit model, een vereenvoudiging van de werkelijkheid, is aangegeven welke activiteiten je zelf zou moeten doen, wat kan worden uitbesteed en waar je samenwerking zoekt.

Vertaalslag naar de eigen organisatie
Hoe kunnen al die processen nu het beste belegd worden in de eigen organisatie? Op basis van het INK model wordt in de workshop door de verschillende groepen naar een antwoord gezocht. Wat is al goed belegd in de verschillende organisatie en wat zijn verbeterpunten? Welke activiteiten kun of wil je niet meer doen vanwege digitaal depot? Het lastigste van dit proces is dat oud en nieuw naast elkaar staan. Het is daarom belangrijk om naar je stakeholders goed te communiceren dat je een lastige taak hebt. Fysiek en digitaal archief naast elkaar en financiën die vooral vast zitten in depot en in personeel. Belangrijke stakeholders zijn de eigen medewerkers. Zij zich bewust worden van het onderwerp en de veranderingen die het met zich meebrengt. Een middel wat hiervoor is ontwikkeld is bijvoorbeeld 23-archiefdingen een trainingsprogramma dat nu bij drie archiefinstellingen, waaronder het Nationaal Archief, als pilot draait.

Het idee is, dat als je iets neerzet wat interessant is voor je klanten, tegelijkertijd ook de interesse van de medewerkers wordt gewekt. Jeroen voegt hier aan toe, dat niet digitaal het doel is, maar het product voor het publiek. En voor dat doel heb je een passend instrumentarium nodig.

Het antwoord op de vraag of de aanwezigen problemen verwachten met het beleggen van verantwoordelijkheden binnen de eigen organisaties is negatief. De RHC’s zijn relatief kleine organisaties wat het voordeel heeft dat ze wendbaar zijn. De verwachting is dat in de toekomst het verschil tussen de voor- en achterkant van de organisatie veel diffuser wordt. Achter de schermen heb je iets paraat wat naar een front office gaat die je niet meer 100% controleert, omdat je veel meer vraaggestuurd werkt. Daarnaast is de verwachting dat het toenemend digitaal bezoek het studiezaal bezoek uitfaseert. Dat is nu al een algemeen aanvaard feit.

Tot slot
Aan het eind van de middag geven de vertegenwoordigers van de deelnemende RHC’s nog even kort hun mening over de dag. In het algemeen is de conclusie dat het een nuttige verhelderende bijeenkomst was, dat het goed zou zijn om hier een vervolg aan te geven om zo ook de directeuren die nu niet aanwezig waren de kans te geven om aan te haken.



Enige reacties van de aanwezigen over de Dag van het Digitaal Depot:

• Samen van ’t e-depot NA een e-depot maken dat van allemaal is. De insteek van vandaag is zeker voor herhaling vatbaar.

• Het was een mooie mix van strategie en praktijk. Het biedt aanknopingspunten voor de realisatie van de nationale infrastructuur. Het is vooral een kwestie van samen, en dit soort bijeenkomsten helpen dan heel erg mee!

• Eerste deel een goede praktische insteek van wat we kunnen verwachten. Uit het tweede deel blijkt dat er nog een lange weg te gaan is qua personeel en geld.

• Het is een lange weg ingrijpend voor de organisatie. Het idee was we volgen, maar ik heb nu meegenomen dat bijvoorbeeld proactief acquireren belangrijk is.

• In dit gremium is veel draagvlak voor de realisatie van een digitaal depot, maar het is wel goed om andere binnen de organisatie ook te laten meedenken en hiervoor te enthousiasmeren. Hieroor kon ik over e-depot op macro niveau meepraten maar kan ik het zelf meer handen en voeten geven. Ik praat er graag over door!

• Dit maak ’t veel tastbaarder. Er is veel geroepen samen, samen, samen. Hier moeten we wat meedoen in werkgroepen en daar wil Zeeland graag een rol in spelen.

• Nuttig, goed gespard. Veel geleerd.

• Prima bijeenkomst, moeten we vaker doen. Ook binnen de eigen organisatie! Samen naar een digitaal depot, maar ook samen kijken naar een onderwerp als Preservation.

• Goed opgelet of ’t tastbaarder is geworden en dat lijkt geslaagd. Ik hoop dat de directeuren die hier niet waren via hun medewerkers de boodschap over gebracht krijgen: ‘we moeten en kunnen hier iets mee’. Ik hoop dat we naar een strategische/praktische agenda kunnen.