Naar een gezamenlijk e-depot
Het Utrechts Archief 31 mei 2012
Welkom door Klaartje Pompe, voorzitter WVI
Introductie
6 maanden geleden was de eerste sessie, toen presenteerden de vier werkgroepen de bouwstenen, vandaag worden de eerste resultaten gedeeld.
Communicatie
Het DIY communicatiepakket voor de P&R medewerkers van de archiefdiensten is klaar! Bestaande uit een logo, sjabloon voor presentartes en een eerste factsheet.
Per dienst graag een naam opgeven aan wie dit pakket kan worden toegestuurd.
Sectie Werkprocessen
Kaj van Vliet
Periode sept –jan was de voorbereidingsfase: Waar hebben we het over, wat gaan we doen? Welke processen gaan we in kaart brengen? Alleen digitaal? Of ook analoog? Gekozen is voor zowel digitaal als analoog en alleen de processen die zich binnen de Archiefbewaarplaats afspelen zullen worden beschreven.
Periode jan- nu zit de sectie volop in de realisatiefase
Deel van de beschrijvingen is afgerond, deel is nog in concept en een deel moet nog
Planning: Oplevering voor de zomer
Na beschrijving van de processen moeten die worden afgestemd met de informatiearchitectuur ( proces) en daarna ook met de sectie personeel en organisatie (rollen en actoren en competenties)
Sectie Architectuur
Roland Bisscheroux en Niklas Odding (Informatiearchitect bij It eye)
Roland
Bij de vorige gez sessie was de beschrijven van het huidige architectuur landschap ( de IST )klaar
Daarna is gesproken met leveranciers, er is een gez sessie met de sectie werkprocessen geweest, en dat alles heeft geresulteerd in een eerste versie van de SOLL ( de gewenste situatie). Na de zomer volgt nogmaals een overleg met leveranciers en wordt de def versie van de SOLL opgeleverd.
Niklas
Presenteert de eerste versie van de SOLL 2015
Het gaat hierbij om een toekomstbeeld op functioneel niveau.
Het model bestaat uit een aantal componenten waarvan de diverse applicaties standaard met elkaar communiceren
Het gaat verder dan alleen een koppeling: Bedoeling is dat het allemaal met elkaar communiceert: een Service Orientated Architecture
Het is aan de RHC’s afz om hun eigen tijdpad voor de invoer te kiezen
Het vandaag geschetste beeld is nog niet af.
Wat moet er nog gebeuren?
- Afstemmen op de werkprocessen
- Nadere uitwerking in een gegevensmodel
- Nadere uitwerking van de benodigde ICT services
- Toetsen aan/ implementeren van standaarden ( ism DEN)
- Toetsing op de wet en regelgeving ( Archiefwet, archiefregeling, ED3 etc)
- Afstemmen met de Leveranciers
Sectie Metagegevens
Bernard Mantel
Deze sectie werkt aan een Toepassingsprofiel voor de locale overheden en richt zich op de metadata voor het records management:
Deze sectie hoeft gelukkig niet met niets te beginnen. Er zijn al veel bronnen:
NEN /ISO 23081-1/-2
Richtlijn metadata van de Nederlandse Overheid
- Het toepassingsprofiel voor de Rijksoverheid(Geldt voor iedereen, is al in 2010 opgenomen in de Archiefregeling)
Een toepassingsprofiel alleen is waardeloos. Er moet daarnaast altijd ook nog een passend metadata schema zijn, zodat materiaal probleemloos het e depot in kan stromen.
De werkgroep is uitgegaan van het toepassingsprofiel en de richtlijn van het Rijk
Aan de hand van interviews en vragenlijsten is dit toepassingsprofiel getoetst op bekendheid en bruikbaarheid.
Op basis van die interviews gaat de sectie nu het bestaande toepassingsprofiel Rijk herschrijven voor de overige overheidslagen.
Er is daarnaast ook contact gezocht met de VNG. KING en Unie van Waterschappen
Planning is om voor de zomer het profiel herschreven te hebben.
Personeel en Organisatie
Andrieke Ollefers/ Christian van de Ven
Sectie P&O brengt ahv de werkprocessen in kaart welke wijzigingen er op treden in rollen, competenties en taken: Daaruit volgt een opleidingsplan
Het opleidingsplan zal bestaan uit meerdere modules, bedoelt voor verschillende doelgroepen (van alg naar specifiek). Daarna volgt een personeelschouw bij alle RHC’s.
De sectie heeft een eerste opzet bedacht voor de introductiecursus.
Christian
Idee is: E depot is niet de “Ver van mijn bed show”, nee: E depot is de “Dicht bij mijn bed show”! Iedereen heeft er mee te maken. Het is niet iets van een klein clubje innovatiemensen!
Gaat om een eerste stap: een eerste omslag, bewustwording.
Toon is vooral Light! Een soort E depot voor dummy’s
Doelgroep is iedereen:Van directeur tot koffiedame!
De vorm is als een rondtrekkend circus, duurt 1 dag.
Idee is om de cursus te laten geven door vaste trainers, specialisten, aangevuld met collega’s uit de desbetreffende diensten (de ambassadeurs)
En wat komt er na de WVI?
Ruud Yap
Stuurgroep
Er is op 21 juni Stuurgroep overleg: Idee is om door te gaan en een nieuw convenant te sluiten;
Uitgangspunten daarbij:
- Het is niet af, het is nog maar het begin!
- Het is urgent: Er moet iets gebeuren : Een succesje!
- De architectuur is leidend
Metadatamappen
Jorien Weterings geeft een korte uitleg van de werking van het metadatmapping spel
Het spel wordt gespeeld op een matrix. Horizontaal staan de verschillende aggregatieniveaus (archief,serie, record, file)
En aan de horizontale kant de verschillende vormen van metadata: Beheer, Technisch, Herkomst. Daarbij heb je drie setjes kaartjes met elementen uit verschillende metadata schema;’s (in verschillende kleuren)
Het is de bedoeling om eerst pakketjes van vergelijkbare metadata elementen bij elkaar te leggen en daarna kunnen de setjes op het bord worden geplaatst. Eerst onder het juiste type metadata en daarna onder het hoogst voorkomende aggregatieniveau.
Volgende sessie
Volgende gez. sessie is op 28 november 2012 van 14-17:00 op het NA in Den Haag