vrijdag 9 november 2012

Presentaties Vlaams-Zeeuws Archivarissenoverleg


Middelkerke 8 oktober 2012

Op dit overleg van de medewerkers van de archiefdiensten in Zeeland en Westelijk Vlaanderen worden jaarlijks actuele zaken met betrekking tot het werk met elkaar gedeeld. Naast een presentatie over werkprocessen van Kaj van Vliet en een presentatie over metagegevens van Hanneke van Aalst, vertelde Adri Boogaard van de provincie Zeeland iets over de implementatie van het zaakgericht werken en Bart Smets van de gemeente Turnhout die uit de doeken deed hoe ze in die gemeente werken aan de beschrijving van hun werkprocessen om een productcatalogus te kunnen implementeren.

Presentaties KVAN dagen

Middelburg 12 juni 2012

Tijdens de KVAN dagen zijn door de WVI twee presentaties gegeven. Een presentatie door Klaartje Pompe en Hanneke van Aalst over de WVI, en een presentatie door Roland Bisscheroux en Niklas Odding over Architectuur.

Tweede gezamenlijke sessie alle secties WVI

Naar een gezamenlijk e-depot
Het Utrechts Archief 31 mei 2012

Welkom door Klaartje Pompe, voorzitter WVI

Introductie
6 maanden geleden was de eerste sessie, toen presenteerden de vier werkgroepen de bouwstenen, vandaag worden de eerste resultaten gedeeld.

Communicatie
Het DIY communicatiepakket voor de P&R medewerkers van de archiefdiensten is klaar! Bestaande uit een logo, sjabloon voor presentartes en een eerste factsheet.
Per dienst graag een naam opgeven aan wie dit pakket kan worden toegestuurd.


Sectie Werkprocessen
Kaj van Vliet

Periode sept –jan was de voorbereidingsfase: Waar hebben we het over, wat gaan we doen? Welke processen gaan we in kaart brengen? Alleen digitaal? Of ook analoog? Gekozen is voor zowel digitaal als analoog en alleen de processen die zich binnen de Archiefbewaarplaats afspelen zullen worden beschreven.

Periode jan- nu zit de sectie volop in de realisatiefase
Deel van de beschrijvingen is afgerond, deel is nog in concept en een deel moet nog
Planning: Oplevering voor de zomer
Na beschrijving van de processen moeten die worden afgestemd met de informatiearchitectuur ( proces)  en daarna ook met de sectie personeel en organisatie (rollen en actoren en competenties)


Sectie Architectuur
Roland Bisscheroux en Niklas Odding (Informatiearchitect bij It eye)

Roland
Bij de vorige gez sessie was de beschrijven van het huidige architectuur landschap ( de IST )klaar
Daarna is gesproken met leveranciers, er is een gez sessie met de sectie werkprocessen geweest, en dat alles  heeft geresulteerd in een eerste versie van de SOLL ( de gewenste situatie). Na de zomer volgt  nogmaals een overleg met leveranciers  en wordt de def versie van de SOLL opgeleverd.

Niklas
Presenteert de eerste versie van de SOLL 2015
Het gaat hierbij om een toekomstbeeld op functioneel niveau.
Het model bestaat uit een aantal componenten waarvan de diverse applicaties standaard met elkaar communiceren
Het gaat verder dan alleen een koppeling: Bedoeling is dat het allemaal met elkaar communiceert: een Service Orientated Architecture
Het is aan de RHC’s  afz om hun eigen tijdpad voor de invoer te kiezen

Het vandaag geschetste beeld is nog niet af.
Wat moet er nog gebeuren?

-          Afstemmen op de werkprocessen
-          Nadere uitwerking in een gegevensmodel
-          Nadere uitwerking van de benodigde ICT services
-          Toetsen aan/ implementeren van standaarden ( ism DEN)
-          Toetsing op de wet en regelgeving ( Archiefwet, archiefregeling, ED3 etc)
-          Afstemmen met de Leveranciers

Sectie Metagegevens
Bernard Mantel

Deze sectie werkt aan een Toepassingsprofiel voor de locale overheden en richt zich op de metadata voor het records management:
Deze sectie hoeft gelukkig niet met niets te beginnen. Er zijn al veel bronnen:
            NEN /ISO 23081-1/-2
            Richtlijn metadata van de Nederlandse Overheid
-          Het toepassingsprofiel voor de Rijksoverheid(Geldt voor iedereen, is al in 2010 opgenomen in de Archiefregeling)

Een toepassingsprofiel alleen is waardeloos. Er moet daarnaast altijd ook nog een passend metadata schema zijn,  zodat materiaal probleemloos het e depot in kan stromen.

De werkgroep is uitgegaan van het toepassingsprofiel en de richtlijn van het Rijk
Aan de hand van interviews en vragenlijsten is dit toepassingsprofiel getoetst op bekendheid en bruikbaarheid.

Op basis van die interviews gaat de sectie nu het bestaande toepassingsprofiel Rijk herschrijven voor de overige overheidslagen.

Er is daarnaast ook contact gezocht met de VNG. KING en Unie van Waterschappen
Planning is om voor de zomer het profiel herschreven te hebben.

Personeel en Organisatie
Andrieke Ollefers/ Christian van de Ven

Sectie P&O brengt  ahv de werkprocessen in kaart welke wijzigingen er op treden in rollen, competenties en taken: Daaruit volgt een opleidingsplan
Het opleidingsplan zal bestaan uit meerdere modules, bedoelt voor verschillende doelgroepen (van alg naar specifiek). Daarna volgt een personeelschouw bij alle RHC’s.
De sectie heeft een eerste opzet bedacht voor de introductiecursus.

Christian

Idee is: E depot is niet de “Ver van mijn bed show”, nee: E depot is de “Dicht bij mijn bed show”! Iedereen heeft er mee te maken. Het is niet iets van een klein clubje innovatiemensen!
Gaat om een eerste stap: een eerste omslag, bewustwording.
Toon is vooral Light! Een soort E depot voor dummy’s
Doelgroep is iedereen:Van directeur tot koffiedame!
De vorm is als een rondtrekkend circus, duurt 1 dag.

Idee is om de cursus te laten geven door vaste trainers, specialisten, aangevuld met collega’s uit de desbetreffende diensten (de ambassadeurs)


En wat komt er na de WVI?
Ruud Yap
Stuurgroep

Er is op 21 juni Stuurgroep overleg: Idee is om door te gaan en een nieuw convenant te sluiten;
Uitgangspunten daarbij:
-          Het is niet af, het is nog maar het begin!
-          Het is urgent: Er moet iets gebeuren : Een succesje!
-          De architectuur is leidend


Metadatamappen
Jorien Weterings geeft een korte uitleg van de werking van het metadatmapping spel
Het spel wordt gespeeld op een matrix. Horizontaal staan de verschillende aggregatieniveaus (archief,serie, record, file)
En aan de horizontale kant  de verschillende vormen van metadata: Beheer, Technisch, Herkomst. Daarbij heb je drie setjes kaartjes met elementen uit verschillende metadata schema;’s  (in verschillende kleuren)

Het is de bedoeling om eerst pakketjes van vergelijkbare metadata elementen bij elkaar te leggen en daarna kunnen de setjes op het bord worden geplaatst. Eerst onder het juiste type metadata en daarna  onder  het hoogst voorkomende aggregatieniveau.

Volgende sessie
Volgende gez. sessie is op 28 november 2012 van 14-17:00 op het NA in Den Haag

vrijdag 27 april 2012

Roadshows bij de RHC's

Om de verantwoordelijken in de informatieketen bij de gemeenten, provincies en waterschappen op de hoogte te brengen van de ontwikkelingen rondom het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie, worden er in alle Regionaal Historische Centra zogenoemde Roadshows georganiseerd.

Zo organiseerde het Gelders Archief op vrijdag 26 oktober, in samenwerking met de Provincie Gelderland, een bijeenkomst over digitale archivering (e-depot) voor bestuurders en beleidsambtenaren van lagere overheden in Gelderland.
Een impressie van deze bijeenkomst, inclusief een kort filmverslag, staat op de website.



Al eerder  - op woensdag 25 april - heeft het Regionaal Historisch Centrum Limburg een succesvolle Roadshow e-Depot gehouden in Roermond, en op maandag 5 maart werd in Middelburg door de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten en het Zeeuws Archief een Roadshow georganiseerd onder de titel 'Voor een duurzame overheid!'. Er is een verslag beschikbaar. En ook in Haarlem, waar het Noord-Hollands Archief op 10 oktober 2011 de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk organiseerde, werden betrokkenen op de hoogte gebracht van de laatste ontwikkelingen.

Met deze Roadshows houden de betrokken archiefinstellingen een pleidooi voor het duurzaam bewaren - en dus toegankelijk houden - van de informatiehuishouding via een e-Depot.